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Antoine BEGAULT
23 décembre 2019

Comment organiser une soirée / un stage / un atelier

Envie d'organiser un atelier ? Parfait ! Cette page à pour but de t'aider à obtenir toutes les informations dont tu auras besoin.

Informations générales

En premier point, il est important de réfléchir à ce que tu souhaite mettre en place : 
- Une soirée, un stage de plusieurs jours, des ateliers à la journée, un autre format ? 
- Quelle durée ? 
- Quand ? 
- Quel public : événement public ou réservé aux membres GS ? 
- Quel(s) niveau(x) ?
- Qui donne des cours ? Professionnels ou bénévoles de GS ? 
- Faut-il prévoir de la musique ? Groupe et/ou DJ ?
- Faut-il prévoir l'hébergement, la nourriture et le transport des intervenants ?
- Où se passe l’événement ? Est-il disponible et a t'on une personne en charge du contact avec cet établissement ?
- Quel est le budget global (coût des profs, des musiciens, de la salle, de la SACEM, et tous les à côté comme la nourriture, le transport, le logement, ...)
- Qui est en charge de l'organisation de cet atelier ? Quels sont les postes clés ?
- L'équipe soirée et l'équipe ateliers peuvent-elles t'aider ? Les as-tu prévenues de ton projet ? 
- Enfin, il faudra faire valider ton projet par le CA, ton projet est-il assez clair pour être présenté ?

Planning

Avant de pouvoir budgéter, tu vas devoir réfléchir aux coûts généraux, et donc de ce que  tu souhaite mettre en place; De cela dépendra la suite.

Une façon de faire consiste à te faire un petit planning, par exemple sur un calendrier, de façon à avoir une bonne base de dialogue avec les autres intervenants.

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Par exemple, sur l'image ci-dessus, on dispose d'un certain nombre de cours qui seront facturés, et à différents tarifs. Une soirée est également à prévoir, ainsi que de la nourriture pour les bénévoles.
Je vois donc que j'ai besoin de réserver une salle pour un week-end, plus le vendredi, et que les enseignants me factureront 13h30 de cours.  Selon les contrats, je devrais aussi prévoir le logement, la nourriture, et les déplacements de ceux-ci sur 3 jours et 2 nuits. Enfin, je devrais prévoir une soirée. Pour des raison de coût, j'ai choisi de ne pas faire intervenir de groupe de musique mais uniquement des DJ. Les boissons seront disponibles à volonté, et la soirée payante.
Côté bénéfices, chaque cours pourra apporter sa part, et la soirée également. En fonction de la salle que j'ai choisie, je vais pouvoir estimer les gains potentiels (nombre de participants * prix de l'inscription). Par mesure de précaution, je fais également mes estimations avec un taux de remplissement de 75%, juste à titre indicatif, pour présenter cela au CA. Par exemple, si on considère que la grande salle du rondeau peut contenir 30 élèves par cours, à 15€ / personne / cours, chaque créneau rapportera entre 337.5€ et 450€.

A partir de toutes ces informations, je peux commencer à mettre en place un fichier excel qui me servira de base pour faire mon budget. Il faudra une colonne "dépenses", et une colonne "bénéfices". La fin me permettra de voir si je suis ou non à l'équilibre.

L'image ci-dessous permet d'illustrer un budget relativement simple pour l'atelier décrit plus haut. On y voit la plupart des postes classiques (sans être exhaustif). A droite, on y voit les déficit théoriques que l'on pense atteindre. Dans le meilleur des cas, on est donc a -160€ : Si le CA accepte cette proposition, Grenoble Swing prendrait donc en charge une petite partie du coût de l'événement. Bien que cela ne soit pas une généralité, le paiement des cours et des adhésions permet ce genre de dépassements.

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Aussi, ce budget inclut une partie sur la formation des profs de Grenoble Swing, qui est une autre part du budget annuel : Pour maintenir le niveau des professeurs, et assurer des cours toujours plus agréables pour les élèves, des cours, notamment de pédagogie, sont parfois financés dans ce genre de cas.

La soirée

Si tu organise une soirée, il y aura quelques autres points spécifiques dont tu devras t'occuper. De façon non exhaustive (pour plus de détails, voir avec l'équipe soirée) :

  • Il faut vérifier la capacité de la salle, pour ne pas dépasser les limites autorisées (ex : au Rondeau, 200 personnes)
  • La salle à t'elle des spécificité à connaitre ? Par exemple, au rondeau, le mur séparateur n'est manipulable que par des personnes ayant l'autorisation explicite du loueur. Il faudra d'ailleurs le contacter pour obtenir la clé permettant d'ouvrir le mur.
  • Souhaites-tu que les profs fassent une choré, une impro, rien ? Ne pas les prendre en traitre.
  • Si c'est une choré, ya t'il une musique ?
  • Si impro, quel tempo ?
  • Quel DJ sera à ce créneau ? Il faudra qu'il soit au courant qu'il y a une musique spécifique et quand;
  • Ya t'il un MC ? Sait-il ce qu'il doit dire et à quelle heure ?

Et surtout, un dernier conseil : Ne fais pas tout tout seul, entoure toi d'une bonne équipe ! Sois préparé à être assailli de questions, de remarques et de suggestions qu'il te faudra trier et prioriser : toutes ne seront pas nécessairement pertinentes ou agréables. N'hésite pas à demander de l'aide aux différentes équipes, elles sauront au moins te guider :). 

Mais n'oublie pas qu'avant tout, tu fais ça pour te faire plaisir et que les membres prennent du bon temps ! C'est ta bonne humeur et ta motivation qui feront de cet événement un succès !

Bon courage !

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